Le processus d'évaluation annuelle comprend plusieurs étapes clés : l'identification du périmètre des collaborateurs, l'établissement d'un tableau de suivi, la réalisation de l'évaluation elle-même, et l'identification des besoins de formation. Chaque étape a une importance spécifique pour assurer la conformité et l'efficacité de l'évaluation.

Lorsque l'évaluation révèle des insuffisances, des actions correctives doivent être mises en œuvre sans délai. La traçabilité de ces actions est essentielle pour assurer la conformité et pouvoir présenter les preuves à l'AMF sur demande. Les actions correctives incluent la mise sous supervision ou la restriction temporaire d'activités, tandis que les éléments de traçabilité incluent les curriculum vitae et les comptes-rendus d'entretiens.

Les contrôles SPOT de l'AMF ont établi qu'un régime d'auto-évaluation pure, où le collaborateur remplirait seul l'appréciation de ses compétences, ne satisfait pas aux exigences réglementaires. L'évaluation doit impliquer à la fois le collaborateur et son manager.

Selon les orientations ESMA V.IV point 20(b), les évaluations annuelles doivent être effectuées au minimum une fois par an. Cette exigence est également reprise par la position AMF DOC-2018-01.

La participation effective aux formations continues obligatoires est vérifiée lors de l'évaluation annuelle. Si un collaborateur ne participe pas à ces formations, cela peut être considéré comme une insuffisance nécessitant des actions correctives. Les formations continues sont essentielles pour maintenir les compétences à jour et se conformer aux exigences réglementaires.

L'examen de l'organisation et des procédures en matière d'évaluation des compétences doit faire l'objet d'un développement spécifique dans le rapport annuel du responsable de la conformité et du contrôle interne. Ce reporting permet aux instances dirigeantes de s'assurer que le dispositif fonctionne correctement.

Selon le texte, les orientations ESMA V.IV point 20(b) et la position AMF DOC-2018-01 imposent une revue périodique au minimum une fois par an, mais elles ne demandent pas systématiquement un nouvel examen. L'évaluation peut prendre différentes formes, comme un entretien annuel ou un questionnaire, sans nécessairement inclure un nouvel examen.

Les orientations ESMA, reprises par plusieurs autorités nationales, recommandent un minimum de 15 heures de formation continue annuelle. Cette formation doit intervenir préalablement à la commercialisation de tout nouveau produit et couvrir les évolutions de procédures internes.

L'évaluation doit porter sur plusieurs domaines spécifiques : macro-économie et marchés financiers, connaissance des produits d'investissement, compréhension des coûts et charges, et maîtrise des exigences de conformité. Ces domaines sont essentiels pour s'assurer que les collaborateurs possèdent les compétences nécessaires pour exercer leurs fonctions.