Le respect absolu de la confidentialité est imposé par les articles L.561-18 et L.561-19 du CMF. Le professionnel ne peut en aucun cas révéler au client l'existence ou le contenu de la déclaration, ni l'informer des suites qui lui seront données. Cette interdiction est sanctionnée d'une amende de vingt-deux mille cinq cents euros.

L'obligation déclarative s'impose dès lors que le professionnel sait, soupçonne ou a de bonnes raisons de soupçonner que les sommes ou opérations concernées proviennent d'une infraction passible de plus d'un an d'emprisonnement ou sont liées au financement du terrorisme. Aucun seuil monétaire n'est requis : le soupçon seul suffit.

Le signalement interne correspond à la remontée d'une alerte par un collaborateur vers l'équipe conformité, tandis que la déclaration externe correspond à la transmission d'une déclaration de soupçon à TRACFIN. Ces deux types de signalement sont encadrés par des procédures spécifiques et des exigences réglementaires distinctes.

Le signalement interne et la déclaration externe sont deux procédures distinctes. Le signalement interne concerne la remontée d'alertes au sein de l'établissement, tandis que la déclaration externe concerne la transmission d'informations à TRACFIN. Chaque procédure a ses propres exigences et formalismes.

Le contenu obligatoire de la déclaration comprend plusieurs éléments spécifiques : l'identification complète du déclarant avec ses coordonnées et son numéro de télédéclarant, l'identification du client et du bénéficiaire effectif, la description précise des opérations suspectes, l'analyse du soupçon, et les pièces justificatives dans la limite de quinze documents pour un volume total de trente-neuf mégaoctets.

L'identification des procédures de signalement repose sur la distinction entre le signalement interne et la déclaration externe. Le signalement interne commence par la reconnaissance d'une situation nécessitant un signalement, comme une observation directe ou une alerte générée par les outils de surveillance. Par exemple, un conseiller peut détecter des dépôts réguliers en espèces disproportionnés par rapport au profil d'un client retraité.

La plateforme ERMES propose deux niveaux d'authentification : une authentification simple par identifiant et mot de passe pour les déclarants occasionnels, et une authentification forte par certificat RGS de niveau deux ou trois sur support physique pour les déclarants réguliers et les correspondants TRACFIN.

La déclaration doit être effectuée préalablement à l'exécution de l'opération suspecte. Trois exceptions autorisent une déclaration postérieure : l'impossibilité de surseoir à son exécution, le risque qu'un report nuise aux investigations en cours, ou la découverte du caractère suspect après la réalisation. La date de référence pour apprécier le délai est celle à laquelle les opérations ont pu apparaître comme suspectes.

La transmission s'effectue obligatoirement via la plateforme ERMES, accessible en permanence à l'adresse du portail TRACFIN. Cette plateforme sécurisée propose deux niveaux d'authentification : une authentification simple et une authentification forte par certificat RGS.