Conformément à la réglementation, les communications téléphoniques et électroniques relatives aux transactions doivent être enregistrées. Cela inclut les appels téléphoniques, les courriels, les messages instantanés, les SMS et les communications vidéo. Les échanges en présentiel doivent également être documentés sur support durable. Les conversations informelles sur les réseaux sociaux personnels ne sont pas concernées.

Les communications qui doivent être enregistrées incluent toutes celles relatives aux transactions, telles que les appels téléphoniques, les courriels, les messages instantanés et les SMS. Les communications qui ne doivent pas être enregistrées incluent celles qui ne sont pas liées aux transactions ou qui sont effectuées sur des équipements privés non autorisés.

Conformément à l'article 16(7) de MiFID II, les communications téléphoniques et électroniques relatives aux transactions doivent être enregistrées. Cela inclut les échanges destinés à aboutir à des transactions, même si elles ne se concrétisent pas, ainsi que les communications internes pertinentes pour les ordres clients. Les communications à enregistrer comprennent les appels téléphoniques, les courriels, les messages instantanés, les SMS et les communications vidéo, ainsi que les échanges en présentiel documentés sur support durable.

L'article 321-73 du règlement général de l'AMF précise que la durée minimale de conservation des enregistrements téléphoniques est de six mois, avec une durée maximale de cinq années. Cette durée s'applique spécifiquement aux enregistrements téléphoniques et peut varier pour d'autres types d'enregistrements.

Le règlement délégué 2017/565 impose un format 'WORM' (Write Once Read Many) pour le stockage des enregistrements. Ce format garantit que les enregistrements ne peuvent être modifiés ou supprimés, assurant ainsi leur intégrité et leur authenticité. Les enregistrements doivent également être horodatés en temps universel coordonné (UTC) et rester accessibles et recherchables.

Le règlement délégué 2017/565 détaille les modalités techniques et organisationnelles de la conservation des communications dans ses articles 72 à 76. Ces articles précisent les exigences pour garantir l'intégrité et la disponibilité des enregistrements.

Avant la fourniture de tout service, l'entreprise doit informer le client que ses communications seront enregistrées. Cette notification peut être effectuée une seule fois pour l'ensemble de la relation client. Aucun service par téléphone ne peut être fourni à un client qui n'aurait pas reçu cette information préalable.

Les durées de conservation des enregistrements sont d'au moins cinq années, mais peuvent être étendues à sept années sur demande de l'autorité compétente. Pour les enregistrements téléphoniques, l'article 321-73 du règlement général de l'AMF précise une durée minimale de six mois et maximale de cinq années. Ainsi, la durée peut varier selon le type d'enregistrement et les demandes des autorités.

Conformément à la réglementation, les clients ont le droit de demander une copie des enregistrements les concernant. Ces copies doivent être délivrées sur support durable, garantissant ainsi leur accessibilité et leur intégrité.